Coordination de services et de projets

· Aider au développement et à la coordination des activités sur le terrain avec le superviseur de terrain

· Travailler avec les clients, y compris les gestionnaires immobiliers, les architectes et d'autres corps de métier, pour déterminer les besoins et répondre aux demandes des clients.

· Examiner les spécifications techniques pour déterminer le matériel et les pièces nécessaires à la réparation et à la modernisation, et passer les commandes en conséquence.

· Gérer l'administration et la commande de pièces, de fournitures et de permis.

· Suivre et tenir à jour les registres d'inventaire des pièces d'entretien et de réparation.

· Participer aux visites sur le terrain pour évaluer l'état de préparation/la progression des conditions du site pour les activités de réparation et de modernisation.

· Planifier les réparations vendues.

· Communiquer les réparations majeures non facturables aux clients.

· Créer et maintenir des calendriers pour les travaux de modernisation et de réparation.

Maintenance de la documentation et des systèmes

· Maintenir et mettre à jour la base de données de calibrations des outils

· Maintenir la liste principale des fournisseurs conformément à la norme ISO

· Maintenir et mettre à jour les listes de main d'œuvre

· Créer et mettre à jour les journaux de formation

· Développement et maintenance des procédures

· Maintenir les listes des routes de technicien

· Maintenir la bibliothèque technique

· Suivre et saisir les audits de maintenance

· Tenir des registres comme l'exige le conseil provincial de sécurité (p. ex. CORE)

· Tenir des registres des réclamations des produits

· Tenir des registres pour le PAT, le rappel en 5 points, la sécurité et le terrain

Soutien financier

· Aider au traitement des comptes payables

· Émettre et classer les bons de commande

· Facturation mensuelle complète selon les besoins

· Traiter les salaires et les dépenses autorisés sur le terrain

· Suivre la progression des revenus de réparation pour respecter les budgets mensuels

· Générer des factures de temps et de matériel pour l'approbation et le traitement des superviseurs

Soutien administratif

· Soutenir le processus d'intégration des employés sur le terrain

· Gérer les achats d'uniformes

· Coordonner la formation du département de service– superviseurs et techniciens

· Préparer divers rapports en utilisant SAP et MS Office

· Réviser et créer de la correspondance pour les employés et les clients

· Toutes autres tâches administratives

 

Service and Project Coordination

• Assist with the development and coordination of field activities with Field Supervisor
• Work with customers including property managers, architects and other trades to determine needs and respond to inquiries
• Examine technical specifications to determine material and parts required for repair and modernization, and place orders accordingly
• Manage administration and ordering of parts, supplies and permits
• Track and maintain inventory records of maintenance and repair parts
• Assist with field visitations to assess readiness/progression of site conditions for repair and modernization activities
• Schedule planned repairs with customers
• Issue submissions and arrange inspections with local elevating devices branch
• Communicate major non-billable repairs with customers
• Create and maintain MS Projects Schedules for modernization jobs

Maintenance of Documentation & Systems

• Maintain and update tool calibration database
• Maintain Master Vendor Listing as per ISO
• Maintain and update manpower lists
• Create and update training logs
• Procedure development and maintenance
• Maintain Accurate Route and Route Lists
• Maintain technical library
• Track and enter maintenance audits
• Maintain records as required for Provincial Safety Board (Eg. CORE)
• Maintain records for product liability claims
• Maintain records for PAT, 5 point callback, safety and field

Finance Support

• Assist with accounts payable processing
• Issue and file purchase orders
• Complete monthly invoicing as required
• Process authorized field payroll and expenses
• Track progress of repair revenue to meet monthly budgets
• Generate time and material billings for supervisors approval and processing

Administrative Support

• Support onboarding process for field employees
• Manage uniform purchasing
• Coordinate training for service department – supervisors and technicians
• Prepare various reports utilizing SAP and MS Office
• Review and create correspondence for hourly employees and customers
• Filing and other administrative duties