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Location: Montreal, QC, Quebec, Canada 
Job ID: 78109 

Nous élevons... Qualité de la vie urbaine

Nos ascenseurs, escaliers mécaniques et trottoirs roulants transportent en toute sécurité plus de deux milliards d'entre nous, chaque jour, vers le haut et le bas des immeubles et à travers les centres de transport. En tant que membre de l'équipe Schindler, vous découvrirez un travail significatif qui améliore la qualité de vie des communautés et contribue à rendre les lieux plus accessibles, plus inclusifs et plus durables pour tous. Nous combinons l'innovation, la sécurité et des normes éthiques élevées, garantissant le respect à la fois entre collègues et pour le monde qui nous entoure. En nous rejoignant, vous ne faites pas que participer à notre réussite ; vous contribuez à façonner l'avenir et à perpétuer notre riche héritage qui remonte à 1874.

 

Schindler Ascenseur Corporation, dont le siège social canadien est situé à Toronto, en Ontario, se spécialise dans l'ingénierie de pointe ainsi que dans les produits mécaniques et microtechniques conçus et rigoureusement testés pour le confort, l'efficacité et la fiabilité. Les produits Schindler se retrouvent dans de nombreux édifices bien connus au Canada, notamment Scotia Plaza, Bay & Adelaide, Edmonton Arena, Calgary Airport et Vancouver Canada Line.

We Elevate... Quality of urban life

 

Our elevators, escalators, and moving walks safely transport more than two billion of us up and down buildings and across transportation hubs every day. As part of the Schindler team, you’ll discover meaningful work that enhances quality of life for communities, and contributes to making places more accessible, inclusive, and sustainable for all. We combine innovation, safety, and high ethical standards, ensuring respect both among colleagues and for the world around us. By joining us, you don’t just become part of our success story; you help shape the future and continue our rich legacy that started back in 1874.

With Canadian Headquarters in Toronto, Ontario, Schindler Elevator Corporation specializes in latest-technology engineering as well as mechanical and micro-technology products designed and rigorously tested for comfort, efficiency and reliability. Schindler products can be found in many well-known buildings throughout Canada, including Scotia Plaza, Bay & Adelaide, Edmonton Arena, Calgary Airport, and Vancouver Canada Line.

 

Join us as a

Field Operations Coordinator

 

Your main responsibilities / Vos principales responsabilités

Soutien aux opérations sur le terrain

  • Saisir les détails de la paie pour les employés rémunérés à l'heure
  • Fournir un soutien administratif pour assurer la conformité ISO et documenter les procès-verbaux des réunions du comité de santé et de sécurité.
  • Saisir les données relatives à la sécurité et à la formation technique
  • Coordination de la formation et tenue des registres de formation
  • Préparer divers rapports à l'aide de SAP et de MS Office
  • créer et tenir à jour les bases de données et les dossiers des employés sur le terrain
  • Élaborer et tenir à jour les procédures administratives locales
  • Examiner et créer de la correspondance pour les employés sur le terrain et les clients
  • Assurer le soutien et la couverture des coordinateurs des services et des nouvelles installations.
  • Maintenir et mettre à jour les listes de personnel

 

Réception

  • Répondre aux appels entrants / aux personnes à la réception et les diriger vers la personne appropriée
  • Commander les fournitures de bureau et maintenir l'inventaire
  • Coordonner la préparation du courrier et des messageries, assurer le suivi nécessaire pour garantir la livraison ; ouvrir, trier et distribuer le courrier entrant.

 

Soutien aux installations

  • Assurer la liaison entre Schindler et le gestionnaire immobilier pour signaler tout problème concernant l'état des bâtiments et les réparations nécessaires.
  • Coordonner les arrangements avec les prestataires de services externes pour répondre aux demandes liées aux installations.
  • Veiller à l'organisation de la zone de réception et à son aspect professionnel.

 

Administration des finances

  • Traiter les factures relatives au temps et au matériel (T&M) et au prix fixe (FP).
  • Coder les factures pour le traitement des comptes fournisseurs.
  • coordonner les activités liées aux comptes clients
  • Émettre et classer les bons de commande.

 

Administration générale

  • Effectuer les tâches d'administration du parc automobile, notamment en s'assurant que les documents d'assurance sont à jour, en émettant des avis de changement d'affectation des véhicules et en contrôlant le calendrier d'entretien des véhicules.
  • Assistance et coordination de la planification d'événements
  • Soutenir les activités liées aux grands comptes, le cas échéant
  • Classement et autres tâches administratives selon les besoins (cartes de visite, fournitures de bureau, transactions avec le personnel, etc.)

 

Administration des contrats

  • Passer en revue et télécharger tous les contrats de service client dans SAP et dans le lecteur partagé désigné;
  • Assurer la coordination et le suivi avec les gestionnaires de comptes pour veiller à ce que toutes les informations aient été reçues;
  • Informer le Service des opérations des nouveaux contrats;
  • Saisir les informations dans SAP lors de la remise des nouveaux ascenseurs/escaliers roulants par le Service de la construction

 

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Field Operations Support

  • Enter payroll details for hourly employees
  • Provide administrative support to assist with ensuring ISO Compliance, and documenting Health and Safety Committee meeting minutes
  • Enter records for safety and technical training
  • Coordination of training and maintenance of training logs
  • Prepare various reports utilizing SAP and MS Office
  • Create and maintain field employee databases and files
  • Develop and maintain local administrative procedures
  • Review and create correspondence for field employees and customers
  • Provide back up support and coverage for Service and New Installations Coordinators
  • Maintain and update manpower lists

 

Reception

  • Answer incoming calls / parties to reception and direct to appropriate resource
  • Order office supplies and maintain inventory
  • Coordinate mail and courier preparation, track as necessary to ensure delivery; open, sort and distribute incoming correspondence

 

Facilities Support

  • Act as liaison between Schindler and property manager to report any issues with building condition, required repairs.
  • Coordinate arrangements with external service providers to support facilities related requests
  • Ensure reception area is organized, ensure area has a professional appearance

 

Finance Administration

  • Process Time and Material (T&M) and Fixed Price (FP) billings
  • Code invoices for accounts payable processing
  • Coordinate Accounts Receivable activities
  • Issue and file purchase orders

 

General Administration

  • Complete fleet administration tasks including ensuring insurance documents are current, issuing vehicle assignment change notices, and monitoring vehicle maintenance schedule
  • Event planning assistance and coordination
  • Support Key Account activities as needed
  • Filing and other administrative duties as required (e.g. business cards, office supplies, personnel transactions

 

Contracts Administration

  • Review and upload all customer service contracts in SAP and in the designated Shared Drive
  • Coordinate and follow up with Account Managers to ensure that all information has been received
  • Advise Operations of new contracts
  • Enter information in SAP on handover of new units from the Construction department
 

What you bring / Ce que vous apportez 

Connaissances

  • Formation postsecondaire, de préférence un diplôme universitaire dans un domaine lié aux affaires ou aux finances;
  • Une expérience de travail dans un rôle administratif est préférable.

 

 

Compétences essentielles

  • Maîtriser MS Office;
  • Communication : posséder d’excellentes aptitudes pour les communications verbales et écrites;
  • Organisation : posséder d’excellentes compétences en matière d’organisation et être capable de jongler avec un volume élevé d’activités et des priorités changeantes;
  • Résolution de problèmes : rechercher des informations, être axé(e) sur les résultats et être capable de résoudre les problèmes de manière indépendante et collaborative;
  • Travail d’équipe : interagir avec les personnes de tous échelons et favoriser une relation de travail d’équipe;
  • Connaître les fonctions de production de rapports SAP est considéré comme un atout;
  • Bilinguisme : maîtriser le français et l’anglais est essentiel (à l’oral et à l’écrit).

 

 

Knowledge

  • Post-secondary education, preferable university degree in business / finance related field
  • Experience working in an administrative role is preferred

 

Critical Skills

  • Proficient in MS Office
  • Communication: Excellent verbal and written communication skills
  • Organization: Possess excellent organization skills with the ability to balance high volume of activities and changing priorities
  • Problem Solving: Information seeking and achievement orientation, ability to solve problems both independently and collaboratively  
  • Teamwork: Ability to interact with all levels and foster a teamwork relationship
  • Knowledge of SAP reporting functions considered an asset
  • Bilingualism: French and English is essential (both oral and written)
 

What’s in it for you? / Qu'est-ce que vous y gagnez ?

 

  • Salaire compétitif (en fonction de l'expérience)
  • Programme de primes ou plan de commissions compétitif
  • Large éventail d'opportunités de développement professionnel et de leadership
  • Régimes de soins de santé, de soins dentaires et de soins de la vue concurrentiels
  • Régime généreux de congés payés
  • Programme de remboursement des frais de scolarité
  • REER collectif compétitif avec abondement de l'entreprise

 

  • Competitive Salary (commensurate with experience)
  • Competitive Bonus Incentive Program or Commission Plan
  • Wide range of professional and leadership development opportunities
  • Competitive Extended Health, Dental & Vision Plans
  • Generous Paid Time Off Plans
  • Tuition Reimbursement Program
  • Competitive Group RRSP with Company Match
 

We Elevate… Your Career

Faites partie de notre équipe et aidez-nous à améliorer la qualité de vie et à stimuler l'innovation tout en plaçant la barre plus haut en matière de sécurité et de durabilité. Nous apprécions la diversité de vos compétences et de vos points de vue, car c'est ensemble que nous façonnons les villes durables d'aujourd'hui et de demain.

Êtes-vous prêt à vous lancer dans un nouveau voyage ? Rejoignez #TeamSchindler ! 
Découvrez-en plus sur notre site carrière.

En soumettant cette candidature, vous consentez à ce que Schindler Elevator Corporation partage les détails de votre candidature (y compris vos informations personnelles) avec nos partenaires de recrutement tiers et nos sociétés affiliées.

 

Le groupe Schindler accorde une grande importance à l'inclusion et à la diversité, et pratique l'équité afin de créer des opportunités égales pour tous. Nous nous efforçons de prendre en considération tous les candidats qualifiés sans tenir compte de l'âge, de la race, de l'origine ethnique, de la couleur, de l'appartenance religieuse, de l'affiliation syndicale, du sexe, de l'identité sexuelle, de l'orientation sexuelle, de l'état civil, de l'origine nationale, de la nationalité, de la génétique et de l'état de santé, du handicap ou du statut d'ancien combattant.

 

Become part of our team and help us enhance quality of life and drive innovation while raising the bar for safety and sustainability. We value your diverse skills and perspectives as together we shape the sustainable cities of today and tomorrow.

Are you ready to embark on a new journey? Join #TeamSchindler! 
Discover more on our career website.

By submitting this application, you consent to allow Schindler Elevator Corporation to share your application details (including your personal information) with our third-party recruitment partners and affiliate companies.

 

At Schindler Group we value inclusion and diversity, and practice equity to create equal opportunities for all. We endeavor that all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to age, race, ethnic background, color, religious affiliation, union affiliation, gender, gender identity, sexual orientation, marital status, national origin, nationality, genetics and health, disability or veteran status.

 

We Elevate

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